Estrategias y Áreas Clave de Cumplimiento Normativo
El compliance es un compromiso de gestión de riesgos ante la probabilidad de
incumplimiento de la legislación o de los códigos internos que motu proprio adoptan las organizaciones como es el código de ética y el código de conducta; ha evolucionado de una manera vertiginosa como respuesta a la expansión de nuevas codificaciones y casos escandalosos de fraude y corrupción, pública y privada, que han trascendido fronteras como es el caso de Enron, Odebrecht, Panamá Papers, Casablanca, Petrobras, Pemex, Altos Hornos de México y un largo etcétera.
En respuesta al incumplimiento o la conducta fraudulenta, los Estados han aprobado leyes que castigan de forma severa la falta al deber de cuidado y control organizacional en que incurren los órganos de administración en su gestión, con el uso de bienes o en beneficio de las personas jurídicas administradas o relacionadas con ellas, sancionándolas, incluso con su disolución.
Nos podemos preguntar ¿qué profesionista es el idóneo para gestionar el Compliance? Por su complejidad y dinamismo podemos afirmar que es transversal y les ocupa por igual a contadores, abogados, administradores, auditores, comerciantes, especialistas, técnicos y cualquier empleado que se encuentre incorporado a una empresa, por supuesto, todos coordinados por el oficial(es) de cumplimiento, quien(es) tendrán la responsabilidad de su diseño, implementación, dirección y control.
La gestión exitosa del compliance contribuirá a la sustentabilidad empresarial a largo plazo, al prevenir costos asociados al incumplimiento como son las multas, gastos legales, perjuicios, pérdida de activos u otros daños a la reputación que genera una mala praxis de los órganos de administración u operativos.
Existen diversos tipos de compliance como son el fiscal, laboral, penal, anticorrupción o ética. Por el momento nos enfocaremos, principalmente, al cumplimiento tributario con la finalidad de ejemplificar este campo de aplicación que pudiera fácilmente replicarse a otras áreas.
¿Qué es el Compliance?
Compliance es un término cuya significación no corresponde a una simple traducción ya que su connotación va más allá del cumplimiento, implica una gran diversidad de áreas, desde la legislación constitucional, civil, laboral, mercantil, fiscal, ambiental, penal o administrativa, entre otras, hasta los códigos de conducta y de ética, con un enfoque preventivo que presuma la ausencia de voluntad orientada a desplegar conductas ilícitas o defraudadoras de las normas.
El Corporate Compliance ha sido definido por la Word Compliance Association como el
“conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos.” (Word Compliance Association, 2021). Es una disciplina que requiere pasar por el diagnostico del ambiente en que opera la organización para tomar un plan de acción y mejora continua del proceso.
Los procedimientos y buenas prácticas serán los pertinentes de acuerdo con el contexto de la entidad, como son, entre otras, el tamaño de la organización, giro o industria en que opera, la madurez del gobierno corporativo y su integración, las fuentes de financiamiento y sus requerimiento de información y transparencia, clientes, socios de negocio, etcétera, así obtendremos la radiografía del ecosistema en que opera la entidad, es decir, su contexto.
Del contexto, se desprenderán los riesgos operativos y legales, es decir, identificaremos que legislación le resulta obligatoria, daremos transparencia a los informes, protegeremos los datos, promoveremos la ética corporativa y el buen gobierno, esto a través del diseño e implementación de los mecanismos de control formal -exógeno- e informal -endógeno- que den respuesta a los riesgos identificados y aseguren la cultura de cumplimiento.
Los elementos esenciales que acompañan y dan sustento al compliance son la promoción de una cultura ética orientada al cumplimiento, así como la gestión activa de los riesgos para tomar decisiones oportunas con una evaluación profesional.
Es importante conocer la normatividad sustantiva, es decir, la fuente de obligaciones que debemos cumplir; posteriormente, la metodología técnica establecida por las normas nacionales y extranjeras que nos permiten asegurar el cumplimiento. Por último, considerar a las partes que intervienen en el proceso, haciendo especial énfasis en la figura del oficial de cumplimiento.
Ámbitos de aplicación
El sistema de gestión de compliance incluye diversas áreas, entre las cuales podemos encontrar:
1. Ética e integridad;
2. Prevención de lavado de dinero;
3. Prácticas anti-soborno y corrupción;
4. Prácticas antimonopólicas y competencia desleal;
5. Promoción y respeto de los derechos humanos;
6. Protección y privacidad de datos;
7. Prevención de fraude;
8. Prevención de conflictos de interés;
9. Cumplimiento fiscal;
10. Cumplimiento laboral;
11. Rendición de cuentas y gobierno corporativo;
12. Reportes regulatorios;
13. Cumplimiento ambiental;
14. Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas en el Extranjero (FATCA), Estándar Común
de Reporte (CRS), Ley de Prácticas corruptas en el Extranjero (FCPA); y
15. Prevención de la responsabilidad penal de las personas jurídicas
Cada organización, bajo su contexto particular, adoptará los procesos, procedimientos y políticas que le garanticen que desarrollará sus actividades con respeto a las reglas que la sociedad le impone; lo podrá hacer de manera progresiva, por ejemplo, en una primera fase enfocarse en el cumplimiento fiscal y posteriormente en el laboral, luego en prácticas de comercio y así sucesivamente, hasta alcanzar una madurez completa del sistema combinando las normas existentes, por ejemplo, NMX-CC-9001-IMNC-2015 “Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos,” NMX-SAA-14001-IMNC-2015 “Sistemas de Gestión Ambiental- Requisitos con orientación para su uso”, y directrices genéricas como ISO 31000:2009 “Gestión de Riesgos. Principios y directrices”.
Esperamos tu participación en el blog para enriquecer esta práctica en nuestras organizaciones.
Referencias:
Word Compliance Association, ¿Qué es el Corporate Compliance? , [En línea], Disponible en: http://www.worldcomplianceassociation.com/que-es-compliance.php, (último acceso: 7 de Abril de 2021).
Es muy importante este tema ante el aumento de acciones preventivas para supervisar el cumplimiento normativo. Claro ejemplo es la recaudación secundaria del SAT que crece a doble dígito.